ANALISIS DE TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

Análisis de Manuales Administrativos

Los manuales son una herramienta ms eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.

Los manuales administrativos: Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Objetivos de los manuales

a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar

Responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

Facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

i) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de

Tiempos, delegación de autoridad, etc.

Ventajas y desventajas de los manuales administrativos

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la

Importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna

Manera le restan importancia.

Ventajas	Desventajas
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.	1. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
2. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.	2. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones
3. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la Organización.	3. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
4. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.	4. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

Clasificación de los Manuales administrativos

• Por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus

áreas en forma específica.

Macroadministativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

• Por su contenido

De organización: Contienen información detallada refere

nte a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica incluyen la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una función actividad o tarea específica en una organización.

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar i

nformación histórica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimi

ento, logros, administración y posición actual.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos

a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.

• POR SU FUNCION ESPECÍFICA
  

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingen

iería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en

las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito

las responsabilidades financieras en todos los niveles

de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departa

mento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importante

s que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnica

s de una función operacional determinada. Se ela

bora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa".

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

Requisitos De Elementos Manua

les Administrativos

Manual de organización

1.- Identificación.

2.- Índice

3.- Introducción

3.1.- Objetivo del manual.

3.2.- Ámbito de aplicación.

3.3.- Autoridad

3.4.- Como usar el manual.

4.- Directorio.

5.- Antecedentes Históricos.

6.- Base legal (en caso de organismo público).

7.- Organigrama.

8.- Estructura funcional.

9.- Objetivos de cada unidad orgánica.

Manual de procedimientos

1.- Índice.

2.- Introducción

2.1.- Objetivos del manual.

2.2.- Alcance.

2.3.- Como usar el manual.

2.4.- Revisiones y Recomendaciones.

3.- Organigrama.

3.1.- Interpretación de la estructura or

gánica.

-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)

-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).

-Amplitud de la descentralización y centralización.

-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.

4.- Gráficas.

4.1.- Diagramas de flujo.

5.- Estructura procedimental.

5.1.- Descripción narrativa de los

procedimientos.

6.- Formas.

6.1.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).

6.2.- Instructivos de las formas empleadas

DIAGRAMAS DE FLUJO

Definición

El Diagrama de flujo es la representación grafica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas palabras es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo

Los diagramas de flujo son medios gráficos que sirvan principalmente para:

a) Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona

b) Apoya al desarrollo de los métodos y procedimientos

c) Dar seguimiento a los productos (bienes

o servic

ios) generados por un proceso.

Símbolos y formas usados en los Diagramas de Flujo

Los símbolos que se utilizan para diseño se someten a una normalización, es decir, se hicieron símbolos casi universales como a continuación se m

uestran

Recomendaciones para el uso y aplicación de los símbolos

En cuanto a dibujo

• No utilizar en un mismo lado del símbolo varias líneas

de entrada y salida.

• Por claridad no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.

• El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

• Las líneas de unión no se deben de representar

con líneas rectas.

• Es conveniente que los símbolos tengan un tamaño conveniente

En cuanto a su contenido y uso

• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas.

• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.

• Símbolo del documento debe de contener el nombre original de la forma que se utilice.

• El símbolo del conector puede ser numérico o alfanumérico.

• Cuando existe una gran canti

dad de conectores, es conveniente designar un color al símbolo.

Clasificación de Diagramas de Flujo

Por su presentación

· De bloque: Se representa en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. VER

· De Detalle: plasma las actividades en su más detallada e

xpresión.

Por su formato

· De formato vertical: En el cual el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda.

· De formato horizontal: En el que las secuencias de las operaciones va de la izquierda a la derecha de forma descendente.

· De formato tabular: También conocido como de formato columna o panorámico en donde se presenta una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o una unidad de la columna.

· De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, de formas , materiales o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan.

Por su propósito

· De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones.

· De labores: Indica el flujo o secuencia, así como quien o en donde se realiza y en qué consiste esta.

· De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que la realiza y la manera de hacerlas.

· Analítico: Describe no solo el procedimiento quien lo hace, y como hacer cada operación, si no para que sirve.

· De espacio: Indica el espacio donde se desplaza una persona o una forma.

· Combinados: Emplean dos o más diagramas de forma integrada.

· De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información a través de dibujo y texto.

Elaboración Mapas Procesos

Un Mapa de Procesos de una Organización, es la representación gráfica de los procesos de ésta y de sus interrelaciones.

A la hora de realizar el Mapa de Procesos, habrá que identificar primero todos los procesos que integran la organización y posteriormente se deberán clasificar.

En el Mapa se deberán identificar tres tipos de procesos:

· Procesos estratégicos: son todos los procesos que proporcionan pautas de acción para todos los demás procesos y son realizados por la dirección general o en nombre de esta. Se suelen hacer referencia a reglamentación, leyes, normativas,… aplicables al producto o servicio y que no son controladas por el mismo.

· Procesos clave u operativos: hacen referencia a los Procesos de la cadena de Valor de la Organización y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales de la Organización, su razón de ser.

· Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales de la Organización.